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オフ会・飲み会・イベント主催のための幹事ノウハウ

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イベント交流会のノウハウ記事サムネ用
突然ですが、オフ会とか交流会などのイベントの話を聞いてこんなことを思ったことありませんか?

参加したいんだけど、身近にそういうイベントがない

参加してみて楽しかったから自分でも企画してみたい!

この記事ではそんな方々に向けて、自分イベントを主催する上で気をつけているポイントなどの「イベント主催のノウハウ」を晒しちゃいます。(イベント経験としては3年ほど前から交流会や勉強会などのイベントを15件ほど)

規模としては10人超える規模〜数百人規模くらいまでを想定しています。

これから自分で幹事をして飲み会や交流会などのオフ会イベントを開いてみようかなーって思ってる方はこれを読めば大丈夫。(なはず)

飲み会の企画

イベントを企画するぞ!と意気込んでみたのはいいものの、何からすればいいのかわからない……。

実際に初めて飲み会を企画した時は、自分も手探り状態でわけがわからずにそんな状態でした。

では最初にやるべきことは何なのか?

ズバリ、そのイベントの「目的」や「規模」を考えることです。

「とりあえず生!」くらいの感覚で、とりあえず飲み会を企画しちゃいましょう。

最初のポイント

  • どんなイベントにしたいのか?
  • どれくらいの規模でやるのか?

あなたが主催するイベントなんですから「こんなイベントにしたいんだ!!」というパッションを伝えるためにも、ビジョンを明確にしておきましょう。(パッションとかビジョンって言ってみたかったんだ)

合わせて、交流を促進するアイデアや企画も考えてあるといいですね。こちらは準備を進める中でおいおい出てくる感じでOK。

大規模なイベントや初めて会う人が多いイベントだと事前交流の機会を作っておくと本番当日が盛り上がりやすいかもしれませんね。ぼっちを救済する仕組みなんかもあると神と崇められること間違いなし。

幹事やお手伝いしてくれる人を募集する

幹事やお手伝いをしてくれる人を探しましょう。

私の個人的な経験からすると、イベントの規模によって必要な人数は以下のとおりです。

イベントの規模に対して運営に必要な人数

  • 40人くらいまで:2,3人くらい
  • 50人以上〜100人規模 :5人くらい
大体の目安として、募集する人数×5%くらいの運営側の人間が必要だと考えておけば大丈夫だと思います。(もちろんイベントの内容によって変わってきます)

人選としては、なるべく密に連絡が取れる人とか仲の良い人でいいと思います。幹事同士のコミュニケーションが最も大事だからです。

開催日を決める

イベントの目的や規模が決まったら、開催日を決めましょう。

幹事の予定が合う日であればいつでもOK。

その日に合わせて参加者を募集します。

会場の手配をする

イベントの規模が決まったら目標の人数が入れる会場を探さなければなりません。

お店探しで使うのは「ホットペッパー」か「ぐるなび」、「食べログ」などでOK。(個人的な経験上はホットペッパーが一番お店で使われてる気がします。他に良さそうなものがあれば教えてください)

とにかく条件を絞って、コース内容やお店の雰囲気など、ネットで調べられる部分は調べて、リストアップしていきます。

たまにあるのが、「コースや雰囲気はいいんだけど、駅から遠い」とか、「駅から近くても立地条件が悪すぎる」という店舗。そういうお店は除外します。

以前、良さそうなお店だなと思ったら、風俗系のビルに挟まれた場所だったことがありましたw

そんな事態を避けるためには、住所を必ず確認することや、Googleマップなどでお店の周りを確認してみるなどが有効です。

さらに万全を期したいという人は事前にお店の見学をしましょう。

大規模であればあるほどお店選びで失敗はできませんし、写真ではわからないことも多いですからね。

個人的に気をつけたいのは、新しくオープンしたお店です。

新店舗はまだまだオペレーションが不慣れな所が多いので、ミスやトラブルの原因になりやすい可能性があります。(こちらも経験済みw)

お店に確認するポイント

ネットに掲載されている写真や情報だけではわからない部分もあるので、電話でお店に以下のポイントを確認します。

要確認ポイント

  • 席数と広さ
  • 個室かどうか
  • 領収書の発行は人数分可能か?
  • 事前キャンセルはいつまでに連絡すればいいか?
  • 料理や飲み物などの内容
  • 音響設備(大人数でマイクなどを使う場合)

領収書について必要な場合は、人数分の発行が可能かどうか確認しておきましょう。

厳しいところだと、向こうで宛名を書いてからでないと渡さないと言われる場合もあります。

ネットの繋がりでの交流会、いわゆるオフ会では本名を知らないことがほとんどなので、こういう場合は色々と面倒ですw(経験済み)

事前キャンセルはいつまでに?というのは幹事側からしてみれば「人数の確定連絡をする期限の確認」をお店にすることです。

それを踏まえて、参加者には「申し込みの締切日」をアナウンスしなければなりません。

合わせてキャンセル料が発生するのは「いつから」で「いくら」かを確認しておくのも忘れずに。

他にも、自分が気になった部分はこの時点で確認しておきます。

お店との交渉

飲み会の規模や目的もいろいろ。

その目的にピッタリと合ったお店というのは中々ないのが現実だったりします。

そんな時は、お店に要望を出してみて交渉してみるというのも一つの方法です。

人数によっては、お店をまるごと貸切にできたり、ワンフロア貸切という所もあります。料理や飲み物の内容もお店によっては相談できますし色々と聞いてみましょう。

ただし、最低人数とか保証金を求められることもありますので、無理して貸切にする必要はないと思います。

飲み放題コースとかだと、名古屋の居酒屋の場合2時間制の4,000円前後が相場です。規模や条件によっては、値段や時間の延長といったことが可能だったりします。

会場の手配の際に気をつけているポイントは以上です。

この流れでいいお店が見つかって、問題なければそのまま予約してしまいましょう。

少人数であれば、参加者のアレルギーやNGのものを聞いておいて、お店に相談するのもおもてなし術の一つです。気配り上手と呼ばれること間違いなし。

参加者の募集と事前準備

チェックリスト画像

飲み会の企画が終わったら、さっそく参加者を募集段階に。

参加者の募集方法や管理など、ここからも気をつけないといけないポイントを解説していきます。

参加者の募集方法

参加者をどうやって集めるか?

ここが一番難しいところかもしれませんね。

大事なのは、とにかく人を巻き込むこと。

「あの有名な〇〇さんが行くなら」みたいな状況を作れるかどうかだと思います。(自分自身がネームバリューがあるなら別ですけど。)

あとはイベントの企画で勝負するパターン。

「〇〇のイベントって面白そうだよね」って言ってもらえるような企画を作れるかどうか。

他の方法としては、事前にこういうイベントをしたいんだけど参加したい人いますか?みたいな感じでアンケートをとってしまうのもアリです。

事前にある程度の人が確保できたら、一般募集に入ります。

FacebookやTwitterなどのSNSで募集したり、イベントページのLPを作って募集というのが一般的です。イベント告知サービスなんてのもありますよね。こくちーずとか。

あとは、事前決済サービスや申込み用のフォームを用意するなどして参加希望者を募りましょう。Googleフォームとか便利ですよ。

募集時の告知文に書く内容の一例

  • 日時
  • 会費
  • 参加資格
  • 募集定員
  • 締切日(キャンセル規定についても忘れずに)
  • 会場
  • 禁止事項、注意事項など
  • 連絡先

人数が多い場合は事前に募集を一旦締切って、人数をある程度把握してから予約するのも一つの方法です。

人数が確実に見込めるのであれば、事前予約でドーンと貸し切っってしまうとかもアリですけど、集まらなくて赤字になっても知りませんよw

決済方法を考える

事前決済か当日決済か、決済方法は参加者を募集する前に予め考えておく必要があります。(事前決済なら参加募集と同時に決済してもらう必要がありますからね。)

それぞれのメリットとデメリットを理解した上で決めましょう。

当日決済の場合

当日に現金で徴収する場合は煩雑で時間がかかって大変です。

また、急なドタキャンで料金を徴収できない可能性があります。

どちらかと言えば、当日現金で預かったお金をそのままお店に払いたいって人、現ナマサイコー!!って人向けです。

事前決済の場合

事前決済は予め決済してもらうのでイベント当日はスムーズです。事前決済であればドタキャン対策にもなりますしね。

手段としては銀行振込や決済代行サービスを使うのが一般的でしょう。

ただ、決済代行会社やサービスは決済手数料3〜5%くらいかかりますし、実際にお金が振り込まれるのもイベントの数日後になります。

決済代行サービスとしてはPeatixやPassMarketなどが有名ですね。

Peatix
https://peatix.com/
PassMarket
https://passmarket.yahoo.co.jp/

一つ言っておきたいのは、イベントでキャンセルはつきものだと考えておいてください。

もし、欠席者が出てお店へのキャンセル料が発生する場合は、その旨を事前に伝えた上でキャンセルした人に料金を請求しましょう。

どんな人にも病気とか怪我などの急なアクシデントはありますから、お互いに仕方がないものと受け止めるしかありません。

最悪なのは「連絡なし」のドタキャンです。こういう人は連絡なしでキャンセル料も払わない可能性があります。気をつけましょう。

ドタキャン等でトラブルにならないためには事前決済が有効です。(決済手数料取られますけどねー)

参加者の管理と事前準備

当日に出欠の確認をするためには出欠表などを作っておくと便利です。

Googleフォームや事前決済ツールなどを使っていれば出欠表の一覧を作れたり、参加者の確認ができるのでとっても楽チンでオススメ。(まだ手書きで消耗してるの?)

当日までに準備しておくこと

会場と参加者の確保さえできていれば準備はほぼ終わりです。

他に用意するとすれば、交流を促進するためとかであったら便利だなーってもの。例えば名札とか。

それ以外にもイベントを盛り上げる企画とかゲームをやる場合にはその辺の準備もしておきましょう。

あとはイベントに関する注意事項などがあれば事前アナウンスも必要です。写真撮影や勧誘行為はNGとか。

イベント当日

飲み会での乾杯画像
イベント当日は幹事を中心とした運営側の人間は参加者への気配りが重要です。

特にイベントというのは安心、安全が大前提の上で成り立つものですから、そこをないがしろにはできません。

予め決めた禁止事項や注意事項は事前〜当日のアナウンスを徹底し、「安心・安全」の確保に努めましょう。

例えば、写真撮影などは個人の主観によって快、不快に感じるポイントが違います。肖像権との関係もありますので、気をつけたいところですね。

顔が写ってなければいい、全体的に遠目だから大丈夫。←これらは全てその人の主観でしかありませんし、服装だけでも撮られて不快に思う人もいます。

いらぬトラブルを避けるためには、「基本的に許可のない顔写真撮影はNG」とするか「人物が写り込むような写真撮影はNG」いうのを禁止事項などに盛り込んでアナウンスしておくべきでしょう。(個人的には上の画像くらいがベストなのかなと。)

他にも、マルチとか詐欺などの勧誘の場として使われてしまう恐れもあります。

「勧誘行為の禁止」「そういった関係者の方は参加自体をお断りする」などを告知しておいて、当日も目を光らせておきます。

ぼっち対策も忘れずに。ひとりぼっちで輪の中に入りづらそうな人がいた場合は積極的に話しかけにいったり、他の人の輪に入れるようにサポートしましょう。

イベント当日は、あらゆることを想定して告知などを徹底していても、何が起きるかわかりません。

起きてしまったトラブルにどう対処するかが問われます。

(イベント終了後のアフターフォロー的なのをここら辺で書く予定でしたが、長文になってしまったし面倒くさいので大幅に割愛しますw)

大事なのは参加した人がどう思うかってことですよ。多分。

最後に

これからオフ会とか飲み会とかを主催してみたいという方に向けて、応援の意味を込めてこの記事を書きました。

イベント主催は正直言って大変なんですよ実際。

メリットと言えば、そのイベントに必ず参加できる!ってこと。(自分が体調悪くなったり、不慮の事故にあったりしなければねw)

あとは参加者に喜ばれるのは嬉しいってことだったり、イベントの運営を通じて何かしら成長できたり、色んなつながりができていくことかなと。

イベントで儲けたいって考えの人もいるかもですが、お金とか打算的なことを先に考えてしまったりすると、健全な交流イベントではない気がしますし、その辺との線引きが難しいと思ってます。(あくまで個人的な考えですが)

あくまで僕は飲み会程度のイベントなら利益なんていらないんじゃないの?って考えなので。

需要があれば、次回はセミナーとか勉強会を主催してみたい人のための勉強会編を公開します。(まだ何も書いてないけど

書きました→セミナーや勉強会を主催するためのノウハウ晒します!

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